при каких условиях оо вправе применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Для чего нужны кадровые документы?

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Источник

Какие формы кадровых документов использовать с 01.01.2013

С 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2012 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которым установлено, что отменяются обязательные унифицированные формы первичных учетных документов, а необходимо разработать и утвердить свой альбом унифицированных форм.

Подпадают ли кадровые унифицированные формы (приказ на прием Т-1, на увольнение Т-8 и т.п.) под действие этого закона? Если да, что в этом случае должна предпринять кадровая служба организации?

Однако, по нашему мнению, ныне действующее законодательство не позволяет однозначно ответить на поставленный Вами вопрос. Объясним, почему.

С одной стороны, в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом согласно п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ фактом хозяйственной жизни являются: сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Прием и увольнение работников, а также иные действия работников и работодателей, способные повлиять на финансовое положение работодателя (перевод на другую работу, направление в командировку, предоставление отпуска и др.), можно отнести к фактам хозяйственной жизни организации-работодателя.

С такой точки зрения положения Закона N 402-ФЗ о порядке применения и оформления первичных учетных документов должны учитываться и применительно к ведению организацией кадрового учета. Иными словами, начиная с 1 января 2013 года надлежит руководствоваться положениями ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, согласно которым формы первичных учетных документов, в том числе документов по учету труда и его оплаты, утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Тем более что Закон N 402-ФЗ имеет своей целью установление единых требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 1 ст. 1 Закона N 402-ФЗ), а под последней в п. 1 ст. 3 Закона N 402-ФЗ понимается информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными данным законом. Однако большая часть унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, не содержит сведений о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств.

Из всех форм Постановления N 1 непосредственно бухгалтером составляются: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а), лицевой счет (форма N Т-54) и лицевой счет (свт) (форма N Т-54а). При этом лицевые счета не являются первичными финансовыми документами, поскольку отражают суммы уже выплаченных денежных средств, то есть заполняются на основании вышеуказанных ведомостей. Журнал регистрации платежных ведомостей в принципе не может быть отнесен к финансовым документам. Первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, из поименованных в Постановлении N 1 могут признаваться лишь расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости.

Остальные формы Постановления N 1 составляются сотрудниками кадровой службы, в полномочия которых не входит составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

По этим основаниям мы придерживаемся той позиции, что Закон N 402-ФЗ не изменил порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1. Под действие ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ могут попасть лишь те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, а именно: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53).

Однако, к сожалению, материалов правоприменительной (в том числе судебной) практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось. В такой ситуации настоятельно рекомендуем обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml) на основании ст. 356 ТК РФ, Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324, а также приказа Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 18.05.2012 N 581н.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Прибыткова Мария

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Автор: Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Автор: Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Источник

Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы

Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Как организовать кадровое делопроизводство с нуля маленькой компании?

Ответственность

Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП: «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. ».

Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.

Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП, уклонение от оформления трудового договора или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Способы организации кадрового делопроизводства

В зависимости от масштабов деятельности компании, ее финансовых возможностей и количества работающих в ней сотрудников кадровым делопроизводством могут заниматься самостоятельное структурное подразделение или специалист по кадровому делопроизводству, также эта функция в компании может быть подработкой в виде совмещения для какого-то работника.

Пожалуй, это самый удобный способ организации кадрового делопроизводства и самый простой для соблюдения трудового законодательства. В этом случае есть целое структурное подразделение с начальником отдела кадров во главе и несколькими подчиненными, которые занимаются исключительно вопросами трудовых отношений и кадровыми процедурами. В то же время это и самый затратный способ, который зачастую выбирают только крупные компании с большим штатом сотрудников.

Небольшие организации предпочитают не создавать отдельное структурное подразделение, а выделять отдельную штатную единицу, ответственную за кадровое делопроизводство. Например, это может быть специалист по кадровому делопроизводству.

Такой способ организации кадрового делопроизводства актуален для субъектов малого предпринимательства, которым даже отдельная штатная единица не по карману. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. В таком случае всегда стоит помнить о требованиях ст. 60.2 ТК РФ:

Итак, если вы собираетесь поручить ведение кадрового делопроизводства бухгалтеру, который работает с 9 до 18 часов, прежде всего нужно отразить в штатном расписании такую трудовую функцию, как специалист по кадровому делопроизводству, поскольку исходя из определения, которое дается в ст. 60.2 ТК РФ, это работа по другой профессии (должности), а другая должность, трудовая функция всегда отражается в штатном расписании. То есть единица вводится в штат, но отдельный трудовой договор не оформляется.

Вебинары по кадровому учету

При поручении дополнительной работы работодатель оформляет отдельное письменное соглашение. В письменном соглашении необходимо прописать следующие условия:

Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений

Единой классификации кадровых документах, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить:

Разрабатывать документы может только работодатель. Кадровику или бухгалтеру могут поручить разработать проект документа. Самым главным при разработке документов, помимо Трудового кодекса, является ГОСТ р 6.30-2003, в котором рассматривается состав реквизитов документов, а также требования к их оформлению.

Кадровый учет без проблем и ошибок

Существует пять обязательных реквизитов, которые встречаются почти на каждом виде документа в кадровом делопроизводстве:

1. Наименование организации

Проставляется двумя способами — цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 07.12.2016.

При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется следующим образом — 07 декабря 2016 г. Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца — 2016.12.07.

Дата документа зависит от типа документа и может быть:

При разработке проекта документа дата не проставляется. Она появляется только после совершения определенного события.

3. Регистрационный номер документа

Часто у работодателей возникают вопросы: нужно ли регистрировать документы; нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации трудовых договоров? Есть ряд журналов, наличие которых требует законодательство:

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.

К этим журналам требований нет. Выбор за работодателем — вести журнал в бумажном или электронном виде. Но нужно помнить о том, что любой документ нужно регистрировать, так как без регистрационного номера он не будет иметь юридической силы. При этом нужно выбирать для себя тот способ, который будет не только удобен, но и позволит в случае возникновения спора с работником максимально доказать в какой именно момент наступило то или иное событие.

Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель. Самое главное, чтобы по номеру было понятно: когда, в какой год создавался документ и в какой папке его можно найти.

Существует несколько важных документов, где прописываются требования к содержанию документа:

С 2013 года, с вступлением в силу Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация, если она не является государственной организацией, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.

Этот реквизит состоит из трех элементов: название должности, личная подпись, расшифровка.

Минимум обязательных внутренних документов и локальных нормативных актов

Не любой обязательный внутренний документ будет являться локальным нормативным актом. Определение локального нормативного акта дается в ст. 8 ТК РФ. Прежде всего, он утверждается уполномоченным органом или должностным лицом, уполномоченным на утверждение локальных нормативных актов. Кроме того, нормативным локальным акт становится тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные правила поведения. Так, например, штатное расписание и график отпусков не являются локальными нормативными актами, хотя есть письма Роструда, говорящие об обратном.

1. Штатное расписание (ст. 15, ст. 57 ТК РФ). Можно использовать форму, которую предлагает Госкомстат, либо утвердить свою (не забудьте при этом о приложении к учетной политике).

2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 100, ст. 189, ст. 190 ТК РФ). Поскольку это обязательный локальный нормативный акт, то нужно убедиться в том, что правила в организации есть и они утверждены работодателем (утверждаются либо через гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, либо через приказ).

Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189 ТК говорится о том, что обязательно должно включаться в раздел правил внутреннего трудового распорядка.

3. Локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.

Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.

Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат, все равно какой-то локальный нормативный акт по оплате труда в ней обязательно должен быть. Причем это не обязательно должен быть отдельный самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по оплате труда.

Важно обратить внимание на требования ст. 22 ТК РФ. Если у вас не было локального нормативного акта и вы его только принимаете, то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он ставит роспись о том, что с актом он ознакомился. Ознакомить можно любым удобным способом — через журнал ознакомления, листы ознакомления.

Согласно требованиям ст. 68 ТК, до подписания Трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние документы являются локальными нормативными актами, а какие таковыми не являются. Так, если штатное расписание не является локальным нормативным актом, то знакомить с ним под роспись не надо.

4. Положение по защите персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В Трудовом кодексе требование о наличии документов, с которыми должны быть ознакомлены работники под роспись, содержится в ст. 86. Называть этот локальный нормативный акт можно как угодно: Положение по защите персональных данных, Положение о персональных данных. Основные вопросы, которые в нем должны быть отражены: какие персональные данные обрабатываются, способы обработки персональных данных, способы защиты персональных данных, каковы права, обязанности и ответственность сторон по участию в обработке персональных данных. С этим документом работники также должны быть ознакомлены под роспись. Наличие его в компании обязательно.

5. Правила, инструкции по охране труда (Раздел X ТК РФ).

6. Локальные нормативные акты вводящие нормы труда (гл. 22 ТК РФ). В соответствии со ст. 162 ТК у работодателя должны быть локальные нормативные акты по нормам труда, которыми вводится порядок изменения этих норм труда.

7. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). В соответствии со ст. 123 ТК должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Источник